Obowiązuje od 27 listopada 2023 r.

Regulamin świadczenia usług tłumaczeniowych przez VIVALANG Sp. z o.o. 

§ 1 Warunki ogólne

1. VIVALANG Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie przy ul. Lindego 1c, 30-148 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS: 0001071593, NIP: 6772502590, REGON: 527040483 o kapitale zakładowym 5.000 zł, opłaconym w całości, (zwana dalej "VIVALANG"), świadczy odpłatne usługi między innymi w zakresie tłumaczeń pisemnych, ustnych oraz wynajmu sprzętu konferencyjnego zgodnie z niniejszym Regulaminem, zwanym dalej "Regulaminem" oraz przyjętymi dobrymi praktykami.

§ 2 Zasady składania zamówień

1. Zamawiający oraz VIVALANG osobiście, w formie pisemnej lub za pomocą środków porozumiewania się na odległość ustalają zakres i termin realizacji Zamówienia. VIVALANG stosownie do przeprowadzonych ustaleń dostarcza Zamawiającemu ofertę z wyceną.
2. Zamawiający niezwłocznie potwierdza otrzymanie oferty e-mailem, co skutkuje związaniem VIVALANG do końca dnia roboczego, w którym została ona złożona. Na wniosek Zamawiającego VIVALANG może przedłużyć okres związania ofertą lub w jej miejsce dostarczyć nową. Nie dotyczy to tłumaczeń ustnych, przy których ważność oferty określana jest każdorazowo przez VIVALANG.
3. Zamówienie składane jest przez wypełnienie i podpisanie stosownego formularza przez osobę umocowaną do reprezentowania Zamawiającego. Wzory Zamówienia tłumaczenia pisemnego i ustnego dostępne są na stronie www.vivalang.pl.
4. Formularz należy przekazać VIVALANG osobiście, przesłać e-mailem (skan). W przypadku dostarczenia Zamówienia e-mailem VIVALANG w każdym czasie może wezwać Zamawiającego do dostarczenia oryginału podpisanego Zamówienia pod rygorem odmowy jego realizacji.
5. Zamawiający, którzy są Stałymi Klientami VIVALANG, mogą złożyć Zamówienie poprzez potwierdzenie wyceny i szczegółów zamówienia w e-mailu zwrotnym.
6. VIVALANG przystępuje do pracy nad Zamówieniem niezwłocznie po jego otrzymaniu w formie pisemnej wypełnionego zgodnie z treścią oferty i podpisanego przez osobę umocowaną do reprezentowania Zamawiającego.
7. Zamawiający składa Zamówienie w języku polskim. Zamówienie może zostać złożone również w języku angielskim.
8. VIVALANG może odmówić przyjęcia Zamówienia bez podania przyczyny, o czym niezwłocznie zawiadamia Zamawiającego. VIVALANG nie odpowiada za szkody, jakie Zamawiający poniesie z powodu nie przyjęcia Zamówienia przez VIVALANG.
9. Zabronione jest dostarczanie do VIVALANG materiałów o treściach bezprawnych, jak również materiałów, do dysponowania którymi Zamawiający nie ma uprawnień.
10. VIVALANG może podjąć się wykonania usług na innych zasadach niż to jest określone w niniejszym Regulaminie. Odrębne zasady VIVALANG ustala w drodze indywidualnych uzgodnień z Zamawiającym w formie umowy.
11. VIVALANG zastrzega sobie prawo wykonywania Zamówienia przy pomocy podmiotów trzecich - swoich podwykonawców.
     

§ 3 Klauzula poufności

1. Strony zobowiązują się do zachowania poufności wszelkich informacji uzyskanych przy realizacji Zamówienia na potrzeby prawidłowego jego wykonania. VIVALANG udostępni informacje poufne wyłącznie swoim pracownikom i podwykonawcom w celu realizacji Zamówienia.

§ 4 Cena usługi

1. VIVALANG dokonuje kalkulacji kwoty wynagrodzenia za usługę w oparciu o Cennik Tłumaczeń VIVALANG stanowiący Załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu oraz szczegółowe zasady wynagradzania za poszczególne usługi określone w § 7 i 8 niniejszego Regulaminu.
2. Wynagrodzenie przedstawiane jest Zamawiającemu wraz z wyceną, którą on akceptuje przez podpisanie Zamówienia.
3. Podstawą do zapłaty wynagrodzenia jest faktura VAT wystawiona przez VIVALANG.
4. Zamawiający upoważnia VIVALANG do wystawienia faktury VAT bez podpisu odbiorcy.
5. Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty wszelkich płatności w terminie 7 dni od daty wystawienia faktury. Dłuższe terminy płatności VIVALANG może ustalić z Zamawiającym w drodze indywidualnych uzgodnień.
6. Ceny podane w Cenniku Usług VIVALANG nie zawierają podatku VAT.

§ 5 Prawa autorskie

Jeśli nie została podpisana osobna umowa na tłumaczenie, Zamawiający nabywa autorskie prawa majątkowe do tłumaczenia bezpośrednio po zapłacie pełnego wynagrodzenia na podstawie faktury VAT wystawionej przez VIVALANG.

§ 6 Tłumaczenia pisemne

1. Standardowa strona rozliczeniowa w przypadku tłumaczeń zwykłych (nieprzysięgłych) to 1500 znaków ze spacjami. Rozliczenie następuje na podstawie tekstu źródłowego. W przypadku dokumentów dostarczonych w formacie uniemożliwiających ich edycję, a tym samym policzenie liczby znaków na stronie, strony ustalają indywidualny sposób rozliczenia. VIVALANG ma prawo do naliczenia większego wynagrodzenia z tytułu niezbędnych prac DTP. Każda rozpoczęta strona liczy się jako pełna.
2. Standardowa strona rozliczeniowa w przypadku tłumaczeń przysięgłych to 1125 znaków ze spacjami. Rozliczenie następuje na podstawie gotowego tłumaczenia.
3. Zamówienia realizowane są w następujących trybach:
   a) tryb zwykły – do 6 stron rozliczeniowych w ciągu doby;
   b) tryb pilny – od 7 do 12 stron rozliczeniowych w ciągu doby (tłumaczenia zwykłe: cena wyższa o 25%, tłumaczenia uwierzytelnione: cena wyższa o 50%);
   c) tryb ekspresowy – powyżej 13 stron rozliczeniowych w ciągu doby (tłumaczenia zwykłe: cena wyższa o 50%, tłumaczenia uwierzytelnione: cena wyższa o 100%);
   d) tryb superekspresowy – na ten sam dzień (tłumaczenia zwykłe: cena wyższa o 100%, tłumaczenia uwierzytelnione: cena wyższa o 100%);
4. VIVALANG ma prawo ustalenia wyższej dopłaty w przypadku zamówień realizowanych w trybie pilnym, ekspresowym i superekspresowym.
5. W przypadku trybu pilnego, ekspresowego lub superekspresowego Zamawiający rozumie i akceptuje, iż usługa może być wykonywana przez zespół tłumaczy i korektorów, co może mieć wpływ na jednolitość terminologii i jakość tłumaczenia.
6. Tłumaczenia realizowane w dniu dostarczenia tekstów rozliczane są według stawek w trybie superekspresowym.
7. W przypadku tłumaczeń powyżej 13 stron rozliczeniowych w ciągu doby stawka określana jest indywidualnie dla każdego zamówienia.
8. Do czasu wykonania tłumaczenia nie wlicza się: sobót, dni ustawowo wolnych od pracy, w tym niedziel, dnia przyjęcia zlecenia oraz dnia przekazania tłumaczenia Zamawiającemu.
9. Cena tłumaczenia zawiera koszty 1 egzemplarza wydruku.
10. Jeżeli Zamawiający nie określi w treści Zamówienia godziny oddania tłumaczenia, przyjmuje się, że tłumaczenie zostanie przekazane mu najpóźniej do godziny 15:00 w dniu ustalonym jako termin realizacji usługi.
11. Cena tłumaczenia pisemnego zwykłego nie obejmuje przygotowania tekstu do szerokiego rozpowszechniania lub do publikacji. Teksty przeznaczone do szerokiego rozpowszechniania lub do publikacji podlegają dodatkowej redakcji, którą VIVALANG może wykonać dla Zamawiającego za dodatkową opłatą. W przypadku tekstów przeznaczonych do szerokiego rozpowszechniania lub do publikacji Zamawiający zobowiązany jest poinformować VIVALANG o tym fakcie.
12. Uzasadnione reklamacje będą usuwane przez VIVALANG nieodpłatnie, o ile zostaną zgłoszone w terminie 7 dni kalendarzowych od przekazania tłumaczenia Zamawiającemu. Reklamacje powinny być zgłaszane w formie pisemnej pod rygorem ich bezskuteczności oraz powinny zawierać wyszczególnione wady tłumaczenia. Zgłoszenie reklamacji nie wpływa na termin zapłaty za usługę.
13. Jeżeli Zamawiający zdecyduje się na wybór tłumaczenia zwykłego w przypadku tekstów przeznaczonych do szerokiego rozpowszechniania lub do publikacji, reklamacje dotyczące jakości tłumaczenia nie będą rozpatrywane.
14. Zamawiający ma prawo odwołać zlecone tłumaczenie w każdym momencie. Zamawiający zobowiązany jest jednak do zapłaty wynagrodzenia za pracę wykonaną do tego momentu oraz zwrot wszelkich kosztów poniesionych przez VIVALANG w związku z realizacją Zamówienia. Odwołanie realizacji tłumaczenia wymaga formy pisemnej.

§ 7 Tłumaczenia ustne i wynajem sprzętu konferencyjnego

1. Zamawiający zobowiązuje się przekazać VIVALANG, wraz z Zamówieniem, program konferencji z określonymi tematyką i porządkiem obrad.
2. Co najmniej 5 dni roboczych przed planowaną datą rozpoczęcia konferencji Zamawiający dostarczy VIVALANG wszelkie dostępne materiały referencyjne, aby umożliwić tłumaczom zapoznanie się z tematyką i odpowiednie przygotowanie fachowej terminologii. Materiały referencyjne powinny przede wszystkich obejmować: imienną listę prelegentów, wygłaszane referaty i prezentacje.
3. W przypadku niedostarczenia programu i materiałów referencyjnych w wyznaczonym terminie reklamacje dotyczące jakości tłumaczenia nie będą rozpatrywane.
4. W przypadku chęci nagrania tłumaczenia Zamawiający zobowiązuje się poinformować o tym fakcie VIVALANG co najmniej 5 dni roboczych przed planowaną datą rozpoczęcia konferencji. VIVALANG może zażądać dodatkowej opłaty od Zamawiającego z tytułu przeniesienia autorskich praw majątkowych do nagranego tłumaczenia.
5. Czas pracy tłumacza liczony jest od godziny rozpoczęcia tłumaczenia do godziny zakończenia tłumaczenia, które to godziny określone są w Zamówieniu. Jeżeli faktyczny czas pracy tłumacza przekracza liczbę godzin przewidzianą w Zamówieniu, czas pracy tłumacza liczony jest od godziny  rozpoczęcia tłumaczenia określonego w Zamówieniu do godziny zwolnienia go przez Zamawiającego z wykonywania tłumaczenia.
6. W przypadku tłumaczeń ustnych jednostką rozliczeniową jest blok 4-godzinny. Minimalne wynagrodzenie za tłumaczenie ustne w jednym dniu jest równe stawce za 4 godziny pracy.
7. W przypadku tłumaczeń wyjazdowych (poza miejscem zamieszkania tłumacza) jednostką rozliczeniową jest blok 8-godzinny. Minimalne dzienne wynagrodzenie za tłumaczenie wyjazdowe jest równe stawce za 8 godzin pracy.
8. Zamawiający zobowiązany jest zapewnić tłumaczom i obsłudze technicznej VIVALANG butelkowaną wodę mineralną oraz posiłek obiadowy.
9. W przypadku tłumaczeń wyjazdowych Zamawiający zobowiązany jest pokryć koszty dojazdu, zakwaterowania w pokojach 1-os. oraz wyżywienia tłumaczy i obsługi technicznej VIVALANG, chyba że umowa lub zamówienie stanowi inaczej.
10. W przypadku tłumaczeń, których czas trwania przekracza 8 godzin, wynagrodzenie za kolejne godziny od 9. do 12. równa się stawce za 4 godziny pracy.
11. W przypadku pracy w niedziele i święta lub w późnych godzinach nocnych stawka powiększona jest o 100%.
12. Zamawiający ma prawo odwołać Zamówienie bez żadnych konsekwencji najpóźniej na 7 dni roboczych przed planowaną datą rozpoczęcia konferencji.
13. W przypadku odwołania Zamówienia w terminie krótszym niż przewidziany w punkcie 12 Zamawiający zapłaci karę umowną w wysokości:
    a) 50% wartości Zamówienia w przypadku anulowania Zamówienia na 6 do 2 dni przed planowaną datą rozpoczęcia konferencji
    b) 100% wartości Zamówienia w przypadku anulowania Zamówienia na 1 dzień przed planowaną datą rozpoczęcia konferencji
14. VIVALANG może żądać przedpłaty w wysokości 30% ceny Zamówienia. W tej sytuacji VIVALANG przystępuje do pracy nad realizacją usługi na podstawie pisemnego Zamówienia oraz otrzymania zaliczki na jego poczet. Płatność zaliczki następuje gotówką lub przelewem na konto bankowe wskazane na podstawie zaliczkowej faktury VAT.
15. Zamawiający ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody poniesione przez VIVALANG z winy Zamawiającego lub uczestników konferencji, związane z utratą lub uszkodzeniem wykorzystywanego sprzętu konferencyjnego dostarczonego przez VIVALANG.
16. Tłumacz ma prawo odmówić wykonania tłumaczenia w przypadku niesprawnej aparatury dostarczonej przez Zamawiającego.
17. Uzasadnione reklamacje będą rozpatrywane przez VIVALANG niezwłocznie, o ile zostaną zgłoszone w terminie 7 dni kalendarzowych od daty zrealizowanej usługi. Reklamacje powinny być zgłaszane w formie pisemnej pod rygorem ich bezskuteczności oraz powinny zawierać wyszczególnione wady tłumaczenia. Zgłoszenie reklamacji nie wpływa na termin zapłaty za usługę.

§ 8 Postanowienia końcowe

1. Informacje zamieszczone na stronie internetowej VIVALANG nie stanowią oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.
2. Cennik usług VIVALANG oraz niniejszy Regulamin nie stanowią oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.
3. Wysokość odszkodowania za wszelkie poniesione szkody związane z wykonaniem usługi przez VIVALANG ograniczona jest do wysokości wynagrodzenia netto (bez podatku VAT) należnego VIVALANG za wykonanie tej usługi.
4. Miejscem zawarcia umowy między VIVALANG a Zamawiającym jest siedziba VIVALANG.
5. Wszelkie spory między stronami co do wystąpienia wad w wykonanych przez VIVALANG usługach świadczonych na podstawie Regulaminu będą rozstrzygane polubownie, a w razie braku porozumienia przez sąd właściwy dla siedziby VIVALNG.
6. W sporach między VIVALANG a Zamawiającym stosuje się prawo polskie.
7. Zamawiający wyraża zgodę na wykorzystanie przez VIVALANG jego znaku towarowego do celów marketingowych oraz informowania innych podmiotów o fakcie współpracy z Zamawiającym również do celów marketingowych, o ile inne umowy nie stanowią inaczej.
8. Zamawiający zobowiązuje się, iż nie będzie nawiązywał kontaktów handlowych w zakresie wykonywania tłumaczeń z tłumaczami wykonującymi tłumaczenie dla VIVALANG jako pracownicy lub jego podwykonawcy bez pośrednictwa VIVALANG w okresie 24 miesięcy od wykonania ostatniego tłumaczenia na rzecz Zamawiającego przez VIVALANG.
9. Zamawiający zobowiązuje się do zabezpieczenia VIVALANG przed wszelkimi roszczeniami stron trzecich powstałych wskutek naruszenia przez niego przepisów prawnych, zwłaszcza pokrycia wszelkich roszczeń wynikających z tego tytułu.
10. VIVALANG zastrzega sobie możliwość zmiany niniejszego Regulaminu oraz cennika usług. Informacje o zmianach zostaną przesłane na adres Zamawiającego za pomocą poczty tradycyjnej lub elektronicznej. Złożenie Zamówienia po otrzymaniu informacji o zmianach będzie traktowane jako akceptacja nowego Regulaminu.
11. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy prawa.

Informacje zamieszczone na stronie internetowej VIVALANG nie stanowią oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.